- Управителния съвет (УС) на ССКЕБ определя отделен администратор за електронния интернет-базиран регистър BG-Ephy.
- Администратор може да бъде само пълноправен член на ССКЕБ.
- Администраторът отговаря за дейността си пред УС и я съгласува с УС на ССКЕБ.
- При смяна на администратора на ССКЕБ Председателят на ССКЕБ изпраща официално уведомление с подпис и печат на Сдружението до компютърния администратор, до бившия администратор на ССКЕБ и до новия администратор на ССКЕБ, с което ги известява за смяната и за датата на влизането й в сила.
- Промяната на настоящите правила е изцяло в правомощията на УС на ССКЕБ. Промени се правят по предложение на УС или на администратора на ССКЕБ и влизат в сила след утвърждаване от УС на ССКЕБ.
- За включване в регистъра BG-Ephy всеки сертифициран специалист изпраща на администратора копие от сертификата си. Администраторът е длъжен да съхранява копието в архив, достъпен при поискване от УС.
- Нивото на достъп до регистъра BG-Ephy се определя от вида на сертификата – базов или експертен.
- Достъпът до регистъра е индивидуален (за конкретен лекар-специалист), а не институционален (за болница). С оглед опазване на личните данни на пациентите и на включените в регистъра лекари, специалистите са длъжни да не споделят с никого името и паролата си за достъп до регистъра.
- Специалистите с базов сертификат по инвазивна електрофизиология имат пълен достъп за четене и ограничен достъп за въвеждане само на диагностични електрофизиологични изследвания в регистъра BG-Ephy, което се подсигурява чрез деактивиране на опциите „Използвани аблационни катетри (брой и вид)”, „Използвана енергия за аблация” и „Резултат от аблацията”.
- Специалистите с експертен сертификат по интервенционална електрофизиология имат пълен достъп за четене и за въвеждане на диагностични и аблационни процедури с активирани всички опции на регистъра BG-Ephy.
- Сертифицираните специалисти имат достъп до регистъра BG-Ephy от името на болнично заведение с договор с НЗОК за изпълнение на клинична пътека (КП) за диагностични електрофизиологични и/или аблационни процедури, с което имат сключен договор. При промяна на местоработата си сертифицираните специалисти уведомяват администратора на регистъра.
- За асоцииране в регистъра BG-Ephy на сертифициран лекар-специалист с определено болнично заведение е необходимо в двуседмичен срок след сключване на договор с НЗОК изпълнителният директор на болничното заведение да изпрати официално уведомление с подпис, печат и изходящ номер от болничното заведение до администратора на регистъра BG-Ephy, удостоверяващо, че болничното заведение има сключен договор с НЗОК за изпълнение на диагностична/аблационна КП и че в изпълнение на този договор от името на болницата ще работи специалист с базов/експертен сертификат. Задължително е да се цитира името на съответния лекар-специалист, за да се асоциира името му с името на болничното заведение в регистъра BG-Ephy. Уведомлението е валидно до промяна в обстоятелствата. При промяна в обстоятелствата (назначаване на нов сертифициран специалист и др.) изпълнителният директор изпраща ново уведомление с подпис, печат и изходящ номер от болничното заведение до администратора на регистъра BG-Ephy в двуседмичен срок от настъпване на промяната. Администраторът съхранява уведомленията в архив, достъпен при поискване от УС.
- Не се допуска въвеждане на диагностични или аблационни процедури от сертифицирани лекари, неасоциирани със съответно болнично заведение по реда на т. 11 и 12 от настоящите правила.
- По решение на УС, ССКЕБ има право да осъществи одит на извършената дейност от конкретен оператор/лечебно заведение, записана в регистъра при следните обстоятелства:
- До 2 години от предоставянето на достъп на оператора/лечебното заведение до регистъра.
- При не покриване на минималните изисквания за поддържане на компетентността на оператора/центъра, а именно:
- Брой процедури за 12 месеца – 50
- От тях комплексни аблации (PVI, камерни тахикардии) за 12 месеца – 20
- Диагностични процедури до 10 % от всички процедури
- При сигнал от пациент за допусната лекарска грешка
- Одита по т. 14 се извършва от комисия определена от УС на ССКЕБ. При установени нарушения на добрата клинична практика, комисията дава препоръки на оператора/лечебното заведение и се прекратява достъпа на оператора/лечебното заведение до регистъра до изпълнението им.
- При възникване на обстоятелства, необхванати от горните правила, администраторът докладва на УС на ССКЕБ, който взема решение за конкретната ситуация и го свежда до администратора за изпълнение.
- Настоящите правила и всички бъдещи промени в тях се публикуват на интернет-сайта на ССКЕБ и се разпращат по електронна поща на всеки сертифициран специалист. В случай, че промените засягат и болничното заведение, в което работи съответният сертифициран специалист, същият трябва да уведоми изпълнителния директор, който следва да предприеме действия (ако такива се налагат) съобразно новите правила.